Verfahrensdokumentation & ersetzendes Scannen für die papierlose Apotheke

Das ersetzende Scannen unterliegt bestimmten rechtlichen Anforderungen, die in verschiedenen Gesetzen und Vorschriften festgelegt sind. Welche Dokumente nach dem Scannen vernichtet werden dürfen und welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen, ist einer Verwaltungsanweisung zu entnehmen, den »Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff« (GoBD). Die drei wichtigsten Voraussetzungen zum ersetzenden Scannen nach GoBD sind:

• Technische Anforderungen
• Übereinstimmung von Scanergebnis und Originaldokument
• Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen

Ersetzendes Scannen erfordert eine revisionssichere Aufbewahrung von Dokumenten, weshalb ein Dokumenten-Management-System (DMS) empfehlenswert ist. Bei einem DMS handelt es sich um eine datenbankgestützte Verwaltung für elektronische Dokumente. Mit Hilfe eines solchen Systems können digitalisierte Papierbelege, E-Mails, E-Rechnungen und vieles mehr digital und vor allem revisionssicher für die Finanzverwaltung abgelegt werden. Ein DMS kann, neben der GoBD-konformen Archivierung, noch weitere Funktionen, wie digitale Workflows, bieten. Neben den technischen Voraussetzungen (wie beispielsweise das Vorhandensein eines hochwertigen Scanners) müssen die eingescannten Dokumente zudem mit dem Originaldokument entsprechen. Dabei sind verschiedene Aspekte zu beachten: Texte, Zahlen, Diagramme, Unterschriften, Format und Qualität, Farbe sowie Bildwiedergabe, Größe und Dimensionen sowie Metadaten müssen übereinstimmend sein. Insgesamt ist die Kongruenz mit dem Originaldokument ein entscheidender Faktor, um die rechtliche Anerkennung, Nachvollziehbarkeit, Datenintegrität, Beweiswerterhaltung, Informationsqualität und Vertraulichkeit beim ersetzenden Scannen sicherzustellen.

Durch das ersetzende Scannen, bei dem die Originalbelege nach der Digitalisierung vernichtet werden, ergeben sich zudem spezielle Anforderungen an die Verfahrensdokumentation. Im Falle einer Prüfung oder rechtlichen Nachfrage muss der Prozess leicht nachverfolgt werden können, weshalb eine gründliche und umfassende Dokumentation unerlässlich ist. Dazu gehören Aspekte wie die eingesetzte Hard- und Software, die Qualifikation der beteiligten Personen, Mitarbeiteranweisungen, FAQs, Handbücher, die Ablagestruktur der digitalen Dokumente, Sicherungsmaßnahmen sowie die Nachvollziehbarkeit des Scanvorgangs. Wichtig ist somit eine lückenlose und transparente Dokumentation des gesamten Bearbeitungsprozesses.

Die in der Verfahrensdokumentation zu beschreibenden Schritte lassen sich schematisch wie folgt darstellen:

Die verschiedenen aufgeführten Arbeitsprozesse können von einem Mitarbeiter durchgeführt werden, es sollte aber mindestens das Vier-Augen-Prinzip eingehalten werden.

Obwohl die physischen Originale nach dem ersetzenden Scannen vernichtet werden können, müssen die digitalen Kopien gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten aufbewahrt werden. Die genauen Fristen sowie Anforderungen variieren je nach Art der Dokumente und den geltenden Vorschriften.

Kurz gesagt ist die Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen eine Anleitung, die beschreibt, wie Papierdokumente in digitale Dateien umgewandelt und diese sicher und gesetzeskonform verwendet werden, sodass die physischen Originale nicht mehr aufbewahrt werden müssen.