Individuelle Personal- und Organisationsberatung für Apotheken

In einem sich durch Politik und Wettbewerb stetig verändernden Gesundheitswesen gewinnt der Mehrwert einer Personal- und Organisationsberatung zunehmend an Bedeutung – auch in Apotheken. Doch was beinhaltet diese Beratungsleistung? Ziel ist es, Unternehmen in den Bereichen Personalmanagement, Organisationsentwicklung und Prozessoptimierung zu unterstützen, um deren Leistungsfähigkeit nachhaltig zu verbessern. Dabei werden Strukturen, Abläufe sowie die Zusammenarbeit im Unternehmen ganzheitlich betrachtet. In Apotheken spielen diese Faktoren eine zentrale Rolle, da sie stark von den dort arbeitenden Menschen und den sie unterstützenden Prozessen abhängen.

Die Beratungsleistung besteht grob, wie der Name eigentlich auch schon sagt, aus zwei zentralen Bestandteilen: der Personalberatung sowie der Organisationsberatung.

Aufgabe der Personalberatung ist es, den Unternehmer dabei zu unterstützen, sein vorhandenes Personal zu fördern und zu entwickeln. Maßnahmen wie die Einführung, Organisation und Begleitung von Mitarbeiter- und Teamgesprächen sowie Konfliktmanagement gehören regelmäßig zu den Beratungsinhalten. Vor dem Hintergrund des aktuellen Fachkräftemangels ist es ebenso wichtig, an der eigenen Führungskompetenz der Inhaber und gegebenenfalls der Filialleiter zu arbeiten. Laut einer repräsentativen Studie des sozialen Netzwerks Xing nennen 43 Prozent aller Befragten »Unzufriedenheit mit der Führungskraft« als Hauptgrund für eine Kündigung im ersten Jahr. Dies gilt es auf jeden Fall zu vermeiden. Die Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit ist daher ein zentrales Ziel der Beratung, da sie die Bindung an das Unternehmen erhöht, gleichzeitig wesentlich zur Qualität der Arbeit und damit zum Unternehmenserfolg beiträgt.

Bei der Organisationsentwicklung steht hingegen die Gestaltung von Strukturen und Rahmenbedingungen im Mittelpunkt. Je nach Größe des Unternehmens werden Hierarchien, Abteilungen sowie Verantwortlichkeiten analysiert und gegebenenfalls neugestaltet, um die Effizienz und Flexibilität zu erhöhen. Gleichzeitig ist die Optimierung bestehender Prozesse Bestandteil der Beratung. Ziele sind dabei, Schwachstellen zu identifizieren und durch Standardisierung oder auch Digitalisierung Zeit, Kosten und Ressourcen effizienter einzusetzen. Mögliche Maßnahmen sind dabei immer mit der individuellen Unternehmensstrategie des Inhabers abzugleichen.

Auch der Bereich der Unternehmenskultur kann Gegenstand einer Organisationsberatung sein. Hier geht es unter anderem um Themen wie die Unternehmensvision sowie die Überprüfung der unternehmensinternen Werte und Normen. Werden beispielsweise die festgelegten Regeln der Kommunikation und der Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Abteilungen und Hierarchien eingehalten und gelebt?

Eine besondere Herausforderung im Rahmen der Organisationsentwicklung stellen Veränderungen im Unternehmen dar. Die Einführung neuer Technologien (beispielsweise des E-Rezepts) oder Umsatzsegmenten (zum Beispiel die pharmazeutischen Dienstleistungen), aber auch gesetzliche Änderungen und Umstrukturierungen können zu Verunsicherungen im Team führen. Personal- und Organisationsberatung hilft, solche Veränderungsprozesse erfolgreich zu gestalten und das gesamte Team in den Prozess einzubeziehen. Ein professionelles Change-Management kann den Übergang zu neuen Arbeitsweisen erleichtern und dafür sorgen, dass die Mitarbeiter motiviert und engagiert bleiben. Die drei folgenden Beispiele aus der Praxis verdeutlichen dies:

Eine Apotheke entscheidet sich, ihr bisheriges Warenwirtschaftssystem durch ein modernes System einer anderen Firma zu ersetzen. Die Herausforderung besteht darin, das gesamte Team – von den Apothekenhelfern bis zu den leitenden Angestellten – in den Veränderungsprozess einzubinden. Genau hier setzt die Personal- und Organisationsberatung an: In einem ersten Schritt wird der Bedarf an Schulungen ermittelt, um die Mitarbeiter mit dem neuen System vertraut zu machen. Gleichzeitig werden individuelle Stärken der Mitarbeiter berücksichtigt, um Aufgaben sowie Verantwortungsbereiche effizient zu verteilen. Anschließend begleitet die Beratung den Prozess mit regelmäßigen Feedback-Schleifen, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter den Übergang problemlos meistern und das neue System effektiv nutzen können.

Eine Apotheke mit mehreren Standorten hat mit unterschiedlichen, teilweise ineffizienten Arbeitsabläufen und unklaren Zuständigkeiten zu kämpfen. Dies führt zu Verzögerungen bei der Bearbeitung von Kundenbestellungen, verursacht Fehler und beeinträchtigt die Kundenzufriedenheit. Im Rahmen einer Personal- und Organisationsberatung werden zunächst die bestehenden Prozesse analysiert und Schwachstellen identifiziert. Anschließend werden gemeinsam mit dem Apothekenteam neue, klar definierte Abläufe eingeführt. Zusätzlich wird die Teamstruktur angepasst, indem klare Verantwortungsbereiche festgelegt werden. Durch diese Maßnahmen werden Fehler vermieden, die Effizienz gesteigert und damit die Zufriedenheit von Mitarbeitern sowie Kunden erhöht.

Ein Apotheker plant, zwei weitere Standorte zu übernehmen und als Filialen zu führen. Das Wachstum bringt jedoch auch Herausforderungen mit sich. Bereits vor der Übernahme gilt es, ein abgestimmtes Kommunikationskonzept zu entwickeln, um möglichen Unsicherheiten oder Ängsten der Mitarbeiter (wie »Was kommt jetzt auf uns zu?«, »Was bedeutet das für meinen Arbeitsplatz?« und ähnliches) zu begegnen. Gleichzeitig müssen die neuen Mitarbeiter integriert, gegebenenfalls Arbeitsabläufe vereinheitlicht und angepasst werden. Eine Personal- und Organisationsberatung unterstützt den neuen Apothekeninhaber bei der Kommunikation und Gestaltung der neuen Organisation. In gemeinsamen Workshops werden sowohl das Zusammengehörigkeitsgefühl als auch die Kommunikation zwischen den Standorten gestärkt. Gleichzeitig werden zentrale Prozesse wie das Bestellwesen und die Dienstplanung überarbeitet und vereinheitlicht, um eine effiziente Zusammenarbeit der Teams an den verschiedenen Standorten zu gewährleisten. Ein wichtiger Bestandteil der Beratung ist zudem die Implementierung eines regelmäßigen Austausches zwischen den Niederlassungsleitern, um den Wissens- und Erfahrungsaustausch zu fördern.

In Zeiten, in denen Apotheken immer komplexeren Anforderungen ausgesetzt sind – sei es durch gesetzliche Veränderungen, zunehmenden Wettbewerb oder die Digitalisierung – kann eine gezielte Personal- und Organisationsberatung eine wertvolle Unterstützung leisten, um Ihre internen Strukturen sowie Abläufe zu optimieren und gleichzeitig die Motivation und Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter zu fördern. Die Beispiele zeigen, wie mit maßgeschneiderten Beratungsansätzen praxisnahe Lösungen für die Herausforderungen von Apotheken entwickelt werden können. Dabei ist es für den Beratungserfolg unerlässlich, die individuellen Bedürfnisse und Erwartungen des Inhabers sowie der Mitarbeiter in den Mittelpunkt zu stellen – denn letztlich hängt das Ergebnis maßgeblich vom Engagement und der Zufriedenheit aller Beteiligten ab.

Wenn auch Sie sich spannenden Herausforderungen stellen wollen oder müssen, sprechen Sie uns gerne direkt an.