Steuerliche Aspekte von Aufmerksamkeiten an Mitarbeiter: Was Arbeitgeber beachten müssen
»Aufmerksamkeiten« an Mitarbeiter sind kleine Gesten oder Geschenke, die Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern zu bestimmten Anlässen zukommen lassen, um ihre Wertschätzung auszudrücken, ihre Motivation zu steigern und die Mitarbeiterbindung zu stärken. Arbeitgeber sollten jedoch darauf achten, dass diese Aufmerksamkeiten steuerlich relevant sind und bestimmten Kriterien entsprechen, um die steuerliche Anerkennung zu erhalten.
Der scheinbar weit gefasste Begriff »Aufmerksamkeiten« sollte nicht darüber hinwegtäuschen, dass dieser durch die aktuellen Lohnsteuerrichtlinien sehr genau definiert wird. Dort heißt es: »Aufmerksamkeiten sind Sachzuwendungen bis zu einem Wert von 60 Euro, zum Beispiel Blumen, Genussmittel, ein Buch oder ein Tonträger, die dem Arbeitnehmer oder in seinem Haushalt lebenden Angehörigen aus Anlass eines besonderen persönlichen Ereignisses zugewendet werden.«
Grenze für Steuerfreiheit
Eine wichtige Voraussetzung für die Steuerfreiheit von Geschenken bis zu einem Wert von 60 Euro (inklusive Umsatzsteuer) ist der direkte Zusammenhang mit einem persönlichen Ereignis. Es spielt keine Rolle, ob es sich bei dem besonderen persönlichen Ereignis um ein Ereignis im privaten Bereich (wie Geburtstag oder Hochzeit) oder im beruflichen Bereich (wie ein Jubiläum oder eine bestandene Prüfung) handelt. Allgemeine Ereignisse, wie Weihnachten oder Firmenjubiläen gelten nicht als solche Ereignisse.
Bei der Auswahl von Aufmerksamkeiten ist zu beachten, dass der Wert pro Anlass den Betrag von 60 Euro brutto nicht überschreiten darf, da ein höherer Wert das gesamte Geschenk steuer- und beitragspflichtig macht. Darüber hinaus gehören reine Geldgeschenke immer zum Arbeitslohn und sind somit steuerpflichtig.
Nach der genannten Lohnsteuerrichtlinie
Nach der genannten Lohnsteuerrichtlinie sind unter bestimmten Voraussetzungen auch Getränke und Genussmittel zum Verzehr im Betrieb und bei Arbeitsessen, als Aufmerksamkeiten anzusehen. In der Richtlinie heißt es: »Als Aufmerksamkeiten gehören auch Getränke und Genussmittel, die der Arbeitgeber den Arbeitnehmern zum Verzehr im Betrieb unentgeltlich oder teilentgeltlich überlässt, nicht zum Arbeitslohn.« Dies ist – neben der 60 Euro-Grenze – die Grundlage für die Steuer- und Beitragsfreiheit.
Konkret bedeutet dies, dass Getränke (außer Alkohol) und Genussmittel (Kaffee, Tee), welche der Arbeitgeber den Arbeitnehmern während der Arbeitszeit kostenlos oder vergünstigt zur Verfügung stellt, als Aufmerksamkeiten zu betrachten sind. In der Praxis hat sich durchgesetzt, neben den Getränken auch Kekse, Süßigkeiten und Obst anzubieten, was üblich und anerkannt ist.
Als Aufmerksamkeiten gelten auch Speisen und Getränke, die der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer anlässlich eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes zukommen lässt. Auch hier darf der Wert nicht der Speisen und Getränke nicht über 60 Euro pro Mitarbeiter liegen. Beispiele für einen außergewöhnlichen Arbeitseinsatz können eine ungeplante betriebliche Besprechung oder eine Softwareumstellung sein.