EBV und IBV: Betriebsvergleiche als Steuerungsinstrumente

Betriebsvergleiche sind wertvolle Instrumente, um Transparenz beim Umsatz, zu Rohertrag und Kosten sowie beim Betriebsergebnis einer Apotheke zu liefern. Wird die Entwicklung einer Apotheke im Zeitverlauf dargestellt und erfolgt ein Vergleich mit analogen früheren Zeitabschnitten, so spricht man von einem Internen Betriebsvergleich (IBV). Wird eine Apotheke mit anderen Betrieben verglichen, so nennt sich das Externer Betriebsvergleich (EBV). Was es mit diesen Betriebsvergleichen auf sich hat, wird im Folgenden erläutert.

Der IBV der Treuhand Hannover ist die führende betriebswirtschaftliche Auswertung für Apotheken in Deutschland. Sie berücksichtigt die besondere Struktur der apothekenspezifischen Daten und hilft der Apotheke, die Erreichung von Zielgrößen zu überwachen und den unterjährigen Gewinn zu überblicken. Zudem kann der IBV als Nachweis für Bankgespräche genutzt werden.

Für den eiligen Leser sind Umsatz und Gewinn des kumulierten Wirtschaftsjahres im Vergleich zum Vorjahr sowie monatliche Umsatzverläufe auf einen Blick ausgewiesen. Erst im Anschluss geht es ins Detail. Beim Umsatz werden beispielsweise Handverkaufsumsatz, Krankenkassenumsatz, Patientenanteile sowie Umsatz mit Privatrezepten getrennt ausgewiesen. Um stets den richtigen Wareneinsatz zu haben, berücksichtigen wir monatliche Inventurdaten. So wissen Sie dann, wie viel Rohgewinn zur Deckung der Kosten vorhanden ist.

Sonderumsätze wie zum Beispiel Hochpreiser, Corona-Umsätze oder Umsätze aus Großhandelstätigkeit werden auf Umsatz- und Wareneinsatzseite ebenfalls getrennt erfasst, da sie sonst aufgrund ihrer besonderen Rohgewinne das übliche Apothekenergebnis verfälschen würden.

Bei der Kostenstruktur werden apothekenspezifische Besonderheiten berücksichtigt und bestimmte Ausgaben sinnvoll zu Kostenblöcken zusammengefasst.

Bei sich periodisch ändernden Kosten, dazu gehören unter anderem Personalkosten mit Sonderzahlung am Jahresende oder Gewerbesteuer sowie Abschreibungen, werden zu durchschnittlichen Monatskosten zugerechnet. So kommt man dem »echten« Ergebnis am nächsten. Die Devise lautet: So zusammengefasst wie möglich – so ausführlich wie nötig.

Nach Ermittlung von Betriebsergebnis, Gewinn sowie Liquidität geben diverse zusätzliche Übersichten nötige Transparenz durch Bildung von Sortimentskennziffern (GKV, PKV und Übriges) in Bezug auf Packungen und Kunden.

Anfang 2022 bekamen Treuhand-Apotheken mit dem »BVonline« einen neuen Service bereitgestellt. Seitdem kann online auf aktuelle Kennzahlen rund um die betriebswirtschaftliche Entwicklung der Apotheke zugegriffen werden. Die Nutzeroberfläche von »BVonline« ist für sämtliche Endgeräte bis hin zum Desktop-PC optimiert: So können die wichtigsten Kennzahlen zur betrieblichen Performance auch über Smartphone oder Tablet abgerufen werden. Intuitive Auswertungen und dynamische Diagramme verschaffen hierbei eine noch bessere Übersicht über Ihre betriebswirtschaftliche Situation. Neben bewährten Analysen aus dem IBV kommen einige neue Auswertungen dazu, die weitere Erkenntnisse zur Lage der Apotheke geben können. Das Besondere ist, dass die Finanzbuchhaltungsdaten sofort nach Fertigstellung automatisiert in »BVonline« übertragen werden. In Zeiten von galoppierender Inflation sind gerade zeitnahe Daten für die Apotheke wichtig. Auch die Saldenstände und Veränderungen der Kosten können im »BVonline« bis auf Kontenebene zurückverfolgt werden. Die Abweichungen zum Vorjahr sind in Euro und Prozent sofort über eine farbliche Markierung sichtbar. Ab Mitte 2023 wird es dann auch möglich sein, dass Anwender über den Zugang »my.treuhand« auf den »BVonline« zugreifen können.

Für Apotheken mit Filialbetrieben sind beim normalen IBV getrennte Einzel-Betriebsvergleiche sowie ein Verbund-IBV erhältlich. Eine weitere Besonderheit ist auch mit dem Kostenstellen-IBV gegeben. Diese Optionen gibt es aktuell beim »BVonline« nicht.

Die ständige Beobachtung und Analyse der Wirtschaftsdaten des Apothekenbetriebes sind wichtige Bausteine der Unternehmenssteuerung. Der Externe Betriebsvergleich (EBV) ist der betriebswirtschaftliche Branchenvergleich der Treuhand Hannover für Apotheken. Er stellt dar, welche betriebswirtschaftlichen Kennzahlen bei vergleichbaren Apotheken erreicht wurden. Das gibt dem Apothekenleiter entweder die Sicherheit, dass in seinem Betrieb alles im »grünen Bereich« liegt oder es liefert ihm Ansatzpunkte, rechtzeitig einzugreifen, um zu korrigieren.

In den Externen Betriebsvergleich fließen über 3.000 Apothekenmandate der Treuhand Hannover mit ein. Im Treuhand-Rechenzentrum werden die Daten der Apotheken anonymisiert und im Anschluss zu Vergleichsgruppen zusammengefasst. Der Vergleich erscheint vierteljährlich, exklusiv für Mandanten.

Im Kern ist der EBV eine kurzfristige Erfolgsrechnung, die die eigenen Betriebsdaten jeweils einer Gruppe verschiedener Vergleichsapotheken gegenüberstellt. Die Vergleichsgruppen sind wählbar über folgende Kriterien: Apotheken …

• in derselben Umsatzklasse (Ost und West getrennt)
• aus derselben Statusgruppe (Apotheke in Mieträumen, Pacht-Apotheke, Apotheke in eigenen Räumen)
• nach gleicher Art: Einzel-, Haupt- beziehungsweise Filial-Apotheken.
• in demselben oder benachbarten Bundesländern
• mit ähnlichen Ortsgrößen, Geschäftslagen oder Kooperation

In jedem EBV gibt es zentrale Kennzahlen die immer aufgeführt werden. Diese beinhalten folgenden Punkte:

• Darstellung der Entwicklung in der Apothekenbranche
• Vergleich der Betriebsdaten vom Umsatz bis zum Gewinn
• Dokumentation der Umsatzentwicklung im Vergleich zum Vorjahr
• Häufigkeitsverteilung von Kerndaten der Apotheken
• Kennzahlen zu Packungen und Kunden, getrennt nach Sortimenten RX und NON-RX (GKV, PKV und Übriges)
• Benchmarks aus Lagerbewirtschaftung und zum Personal

Zudem liefert er den Apotheken Antworten auf Fragen, wie …

• Wie hoch ist der Anteil der Betriebe mit einem bestimmten Rohgewinnsatz?
• Wie viele Apotheken haben niedrigere und wie viele höhere Personalkosten?
• Wie ist die Häufigkeitsverteilung des Betriebsergebnisses?
• Wie ist meine Sortimentsstruktur bei RX und NON-RX im Vergleich zu ähnlichen Apotheken? Passen die Rohgewinnsätze?
• Ist der durchschnittliche Lagerbestand im Vergleich hoch oder niedrig?
• Wie hoch ist die Anzahl der Mitarbeiter der Umsatzgrößenklasse?
• Wie ist im Vergleich die Umsatzleistung der Mitarbeiter?

Für Apotheken stellt der EBV damit ein wichtiges Kontrollinstrument dar, das gerade in Zeiten von Veränderungen jede Apotheke nutzen sollte. Es zeigt die Stärken sowie Schwächen einer Apotheke schnell auf und macht die Ableitung von Verbesserungsmaßnahmen möglich.

Sie möchten gerne mehr erfahren? Kontaktieren Sie die Experten der Treuhand Hannover.