Urlaubszeit: Die freien Tage richtig planen

Jedes Jahr ist es dasselbe Spiel: zur Hauptferienzeit, zu Feier- oder an Brückentagen wünschen sich viele Angestellte Urlaub. Doch der Arbeitgeber kann nicht jeden Wunsch erfüllen, ist er doch darauf angewiesen, dass auch in Ferienzeiten eine ausreichende Anzahl an Mitarbeitern in der Apotheke oder Praxis anwesend sind. Es drohen organisatorische und zwischenmenschliche Probleme. Diese lassen sich überwiegend vermeiden, wenn die Planung nach einem festen Ablauferledigt und dieser von allen mitgetragen wird. Die Regelungen sind nicht als fix anzusehen, sondern können durchaus nach Diskussion einer Überarbeitung unterzogen werden.

Die Anzahl der Urlaubstage ist im Arbeitsvertrag beziehungsweise im Tarifvertrag festgelegt. Der Arbeitgeber muss bei der zeitlichen Festlegung des Urlaubs die Urlaubswünsche des Arbeitnehmers generell berücksichtigen. Allerdings können »dringende betriebliche Belange« oder soziale Gesichtspunkte dagegenstehen. Dies ist jedoch vom Arbeitgeber zu beweisen.

Um die Urlaubsplanung reibungsarm zu gestalten, sollte möglichst früh mit der Planung begonnen werden, am besten schon zu Jahresbeginn. Es empfiehlt sich die Nutzung eines großen Jahresplaners mit farbigen Markierungen für jeden Mitarbeiter oder ein geeignetes EDV-Tool. Zunächst sollten Tage oder Zeiträume markiert werden, in denen Anwesenheit aufgrund besonderer Ereignisse erforderlich ist. Dann trägt jeder Mitarbeiter ein, wann er im Jahr Urlaub plant. So können Überlappungen sowie Engpässe rechtzeitig erkannt und ausgeglichen werden.

Sinn ergibt es, sich im Vor­feld mit den Mitarbeitern auf bestimmte Regeln zu einigen. Besprechen Sie im Team, wer warum welche sozialen Bedürfnisse bei der Urlaubsplanung hat. Als Spielregeln für eine Urlaubsplanung in einer Apotheke oder Praxis kommen beispielsweise in Frage:

1. Leiter legt Rahmenbedingungen fest (zum Beispiel immer ein Approbierter beziehungsweise eine Approbierte und zwei PTA anwesend oder maximal eine Vollzeit- und eine Teilzeitkraft dürfen gleichzeitig im Urlaub sein).
2. Die Teammitglieder tragen sich rotierend ein, das heißt jedes Jahr ist jemand anderes zuerst an der Reihe. Aushilfen tragen sich zuletzt ein.
3. An die Schulferien gebundene Mitarbeiter haben zu diesen Zeiten Vorrang.

Dies ist nur ein Modell, das zeigen soll, wie Apotheken oder Praxen durch selbst erstellte Regeln Transparenz und Gerechtigkeit schaffen können. Diese Regeln könnten sich beispielsweise in einer Betriebsordnung wiederfinden, in denen auch andere organisatorische Dinge festgelegt werden (zum Beispiel Verschwiegenheit, Kleidungsordnung, Rauchverbot, Mitarbeitereinkauf oder Telefonregeln). Wer Buch darüber führt, welcher Mitarbeiter wann welchen Urlaubswunsch genehmigt bekam, kann Ungerechtigkeiten vermeiden und im Laufe mehrerer Jahre möglichst alle Mitarbeiter berücksichtigen

Funktioniert die Planung von selbst, so kann sich die Apotheken- oder Praxisleitung freuen. In vielen Fällen wird es jedoch Ausnahmen geben, die im Einzelfall mit den Beteiligten besprochen werden. Hier muss sich der Arbeitgeber um eine offene »Streitkultur« bemühen. Ansonsten besteht die Gefahr, dass einzelne, vielleicht weniger redegewandte, Mitarbeiter mit dem »Ich bin doch immer der Dumme«- Gefühl Nachteile haben und eigene Bedürfnisse zurückstellen.

Bei Konflikten sollten Sie zunächst die Mitarbeiter auffordern, das Problem untereinander zu lösen. Erst, wenn es keine Einigung gibt, müssen Sie wieder eingreifen. Im Dialog sollten die verschiedenen Wünsche dargelegt und Argumente gehört werden. Vielleicht gelingt es, eine Partei davon zu überzeugen, dass die soziale Situation des Kollegen den Urlaubswunsch rechtfertigt.
Doch Vorsicht: Wer sich allzu sehr auf die Selbstorganisation des Teams verlässt, kann Engpässe provozieren. Wenn der Urlaubsplan nicht überprüft wird, oder sich die Mitarbeiter untereinander alle Urlaubswünsche erfüllen, muss eingeschritten werden, um Beeinträchtigungen im Betriebsablauf zu vermeiden.