Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung

Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) veränderte vor etwa einem Jahr die bürokratischen Prozesse rund um Krankmeldungen. Mit ihrer Einführung hat sich das traditionelle Papierformat verabschiedet und Platz gemacht für eine digitale Lösung mit dem Ziel, die Effizienz, Transparenz und Komfort zu verbessern. Wir beleuchten diesen Prozess einmal genauer und weisen auf wichtige Punkte hin. Seit 1. Januar 2023 ist das neue Datenübermittlungsverfahren zur eAU für alle Arbeitgeber Pflicht. Ab diesem Zeitpunkt stellen die Krankenkassen den Arbeitgebern beziehungsweise den Beauftragten (zum Beispiel Steuerberater, Finanzdienstleister) im Falle einer Arbeitsunfähigkeit eine elektronische Meldung bereit. Damit wurden die bisher in Papierform ausgestellten Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen von Vertragsärzten, Vertragszahnärzten und Krankenhäusern abgelöst. Auch nach einem Jahr sind grundsätzlich nur gesetzlich versicherte Arbeitnehmer einschließlich geringfügig und kurzfristig Beschäftigter von diesem Verfahren betroffen. Nach anfänglichen Startschwierigkeiten läuft das System mittlerweile relativ flüssig. Wichtig zu wissen ist, dass es sich bei dem neuen System um ein »Pull-Prinzip« handelt: Obwohl es sich um eine elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung handelt, wird diese nicht automatisch zur Verfügung gestellt. Es bedarf eines aktiven Handelns/Abrufens bei den Krankenkassen durch den Arbeitgeber oder den Beauftragten.

1. Der Arbeitnehmer hat dem Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeit mit der voraussichtlichen Dauer unverzüglich mitzuteilen. Hier zeigt sich in der Praxis allerdings gelegentlich ein Irrtum bei den Arbeitnehmern, wenn sie fälschlicherweise davon ausgehen, dass mit der eAU keine weitere Meldung an den Arbeitgeber erforderlich ist. In diesen Fällen ist es notwendig, festzulegen und auch zu kommunizieren, was von den Mitarbeitern bei einer Krankmeldung  erwartet wird. Dazu gehört vor allem, wer sich bis wann, wie und bei wem im Betrieb zu melden hat.

2. Der Arbeitnehmer erhält von seiner Arztpraxis einen Ausdruck der Arbeitsunfähigkeitsdaten (AU-Daten) für die eigenen Unterlagen. Dieser ist nur für den Arbeitnehmer bestimmt und darf aus datenschutzrechtlichen Gründen vom Arbeitgeber nicht entgegengenommen oder gar angefordert werden.

3. Die Arztpraxen oder Krankenhäuser übermitteln die AU-Daten elektronisch an die Krankenkassen.

4. Der Arbeitgeber beziehungsweise dessen Beauftragter sendet einen eAU-Antrag an die Krankenkasse. Wird ein externes Unternehmen wie beispielsweise die Treuhand Hannover mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung beauftragt, ist dieses weiterhin darauf angewiesen, dass der Arbeitgeber die Krankendaten dem Abrechner zur Verfügung stellt. Es erfolgt keine automatische Weiterleitung und ein Abruf kann nur erfolgen, wenn dem Abrechner die Fehlzeiten des Arbeitnehmers bekannt sind.

Diese Anfrage erfolgt aus dem Lohnabrechnungssystem und enthält folgende Inhalte:

• Name des Arbeitnehmers • Beginn und Dauer der Arbeitsunfähigkeit
• Datum der ärztlichen Feststellung der Arbeitsunfähigkeit
• Kennzeichnung als Erstmeldung oder Folgemeldung
• Angabe, ob die Arbeitsunfähigkeit auf einen Arbeitsunfall oder einen sonstigen Unfall zurückzuführen ist

5. Die Krankenkasse gleicht die abgefragten Daten mit den Arztdaten ab und stellt die eAU zum Abruf auf dem Kommunikationsserver bereit. Die kann einige Tage bis maximal 14 Tage dauern. Der Arbeitgeber oder sein Beauftragter erhält eine Benachrichtigung über die erfolgte Bereitstellung.

Es ist nicht zulässig, pauschal täglich von allen Arbeitnehmern mögliche Krankheitsdaten von der gesetzlichen Krankenversicherung abzufragen. Erforderlich ist eine Berechtigung zum Abruf, die mit der Mitteilung des Arbeitnehmers an den Arbeitgeber über seine Arbeitsunfähigkeit vorliegt.

Vor dem 1. Januar 2023 war die Kenntnis der Krankenkasse eines Minijobbers für den Arbeitgeber nicht relevant. Mit Einführung der eAU muss die Abfrage der Krankenkasse über die Minijobzentrale erfolgen, so dass die Krankenkasse auch bei diesen Arbeitnehmern erfragt werden muss.

Für die folgenden Beschäftigten werden Arbeitgeber nach derzeitigem Stand auch künftig keine eAU abrufen können. In diesen Fällen muss weiterhin eine AU in Papierform vorgelegt werden:

• Privatversicherte Beschäftigte
• Beschäftigte, die an Präventions- oder Rehabilitationsmaßnahmen eines Sozialversicherungsträgers teilnehmen
• Beschäftigte, für die ein Beschäftigungsverbot gemäß Mutterschutzgesetz besteht
• Beschäftigte, die Kinderkrankengeld oder Kinderverletztengeld erhalten

Der Abruf der eAU kann durch den Arbeitgeber selbst oder durch einen von ihm beauftragten Dienstleister wie die Treuhand Hannover erfolgen. Möchte der Arbeitgeber den Abruf selbst vornehmen, muss dies über das SV-Meldeportal (app.sv-meldeportal.de/de/login) oder über ein zertifiziertes Zeiterfassungsprogramm erfolgen.

• Die eAU kann sicherer und schneller an den Arbeitgeber und die Krankenkasse übermittelt werden
• Das Verfahren entbindet die Versicherten von der Zustellpflicht an Arbeitgeber und Krankenkasse (Achtung: aber nicht von der Informationspflicht!)
• Zeitersparnis durch Wegfall des Sammelns, Scannens und Versendens der AU beim Arbeitgeber
• Vermeidung von Medienbrüchen im Rahmen des allgemeinen Digitalisierungstrends
• Sicherstellung der korrekten Verrechnung von Krankengeldzahlungen an den Arbeitnehmer durch lückenlose Dokumentation Durch die Einführung der eAU wurde der Bearbeitungsprozess für Mandanten der Treuhand Hannover angepasst und stellt sich wie folgt dar:

Insgesamt kann die Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung als ein wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung im Gesundheitswesen bewertet werden, der sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber Vorteile bringt und die Effizienz im Umgang mit Krankmeldungen erhöht.