Ohne klare Führung kann eine Filiale nicht erfolgreich sein – Kompetenzen eines Filialleiters

Da der Eigentümer zur Präsenz in der Hauptapotheke verpflichtet ist, kann er in der Filiale im laufenden Betrieb nichts »so nebenbei« entscheiden. Daher ist eine grundsätzliche Regelung notwendig. Der Apothekeninhaber muss Aufgaben und Entscheidungskompetenzen delegieren. Das ist für den Chef eines traditionell inhabergeführten Einzelunternehmens nicht immer einfach: Viele wollen alles selbst machen und meinen, dass sonst die Qualität sonst nicht stimmt und alles noch mehr Zeit kostet.

Das ist allerdings ein Trugschluss. Wer richtig delegiert, kann sich selbst entlasten und seine Mitarbeiter motivieren. Das Delegieren von Aufgaben erfordert Vertrauen in die Fähigkeiten der Person, die die Aufgabe übernehmen soll. Was die Fähigkeiten betrifft, so sollte dies bereits bei der Stellenbesetzung berücksichtigt werden. Und: Vertrauen braucht Zeit, um sich entwickeln wachsen zu können.

Bei der Delegation von Aufgaben wird festgelegt, die welche Aufgaben eine andere Person übernehmen soll und welche Befugnisse und Kompetenzen sie dafür benötigt. Je nach Spektrum wird dabei ein mehr oder weniger großer Teil der Verantwortung übertragen, jedoch nie die gesamte Verantwortung übertragen. Der Eigentümer muss immer in gewissem Umfang die Aufgabendurchführung überwachen und die Ergebnisse bewerten.

Zum einen gibt es die Möglichkeit, dass der Filialleiter alleine und ohne Rücksprache beim mit dem Chef, Aufgaben wahrnimmt und Entscheidungen fällt. Dies bedeutet den höchsten Grad an Autonomie und Verantwortung und erfordert einen besonders qualifizierten und zuverlässigen Filialleiter. Dies entlastet den Chef am meisten, eignet sich aber nicht für alle Aufgaben und Funktionen. Es gibt auch die Variante, dass der Filialleiter beschränkt entscheiden darf. Sei es, dass er Entscheidungen nur nach Rücksprache mit dem Chef trifft oder dass die Entscheidungen eine bestimmte Tragweite nicht überschreiten dürfen (zum Beispiel bei Investitionen). Der Inhaber muss sich aber auch vorbehalten, besonders sensible Aufgaben selbst zu übernehmen. Häufig betrifft das Personalfragen. Die Einstellung neuer Mitarbeite oder das Aussprechen arbeitsrechtlicher Maßnahmen sind ist aufgrund der Auswirkungen auf den Gesamtbetrieb in der Regel Sache des Chefs.

Grundsätzlich bestehen also drei Stufen der Delegation von Aufgaben:

• Stufe 1: Der Filialleiter hat komplette Entscheidungsbefugnis.
• Stufe 2: Eine Entscheidung erfolgt nach Rücksprache mit dem Leiter.
• Stufe 3: Entscheidungen sind reine »Chefsache«.

Es empfiehlt sich, bereits vor der Anstellung des Filialleiters Kompetenzfragen zu klären. Die Ergebnisse sollten in einem Anhang zum Arbeitsvertrag schriftlich fixiert werden. Ein praktikables Vorgehen ist, Aufgabenbereiche abzugrenzen und festzulegen, wie die Entscheidungsbefugnisse des Filialleiters in diesen Bereichen ausgestaltet sein sollen. Die folgenden Beispiele aus der Apothekenpraxis sollen dies verdeutlichen.

Bei den im Tagesgeschäft anfallenden kundenrelevanten Vorgängen entscheidet und handelt der Filialleiter autonom. Darüber hinaus können Aufgaben delegiert werden, wie die Abwicklung des Sprechstundenbedarfs oder die Belieferung von Seniorenheimen.

Bei den laufenden Bestellungen ist es sinnvoll, freie Hand einzuräumen. Für eine gute Entscheidung zwischen verschiedenen Lieferanten sollten Regelungen und Informationen über das Bestellverhalten und die Rabattkonditionen weitergegeben werden. Weitreichender ist es, wenn der Filialleiter Verhandlungen führen oder die Bestellparameter selbst festlegen darf.

Routineaufgaben wie die Durchführung von Ladenhüteranalysen, Lagerbereinigungen, permanente Inventuren oder Preisänderungsdienste können gut delegiert werden. Vorgaben, wie oft zum Beispiel Lagerbereinigungen durchgeführt werden oder wann Artikel neu auf Lager gelegt werden, helfen, den Prozess zu strukturieren.

Gibt es im Filialverbund eine zentrale Marketingplanung, entfällt diese Aufgabe weitgehend. Sinnvoll ist es aber, die Filialleiter in die Entwicklung der Marketingaktivitäten einzubeziehen. Wird nicht zentral geplant, kann der Filiale ein Budget zur Verfügung gestellt werden, um eigene Maßnahmen zu planen oder Werbemittel einzukaufen.

Dürfen Handwerker beauftragt werden, (geringwertige) Güter eigenständig beschafft werden? Hier sollten Wertgrenzen festgelegt werden, bis zu denen selber entschieden werden kann.

Der Filialleiter übernimmt tägliche Führungsaufgaben selbstständig. Festgelegt werden sollte, wann eine Information oder Einbindung des Inhabers sinnvoll ist. Die Entscheidung über Einstellungen und arbeitsrechtliche Maßnahmen liegt jedoch immer beim Inhaber.

Dies sind nur beispielhafte Aspekte. Im Einzelfall ist zu prüfen, welche Punkte individuell für die Filiale relevant sind und welche Aufgaben der Inhaber delegieren kann. Immer wieder berichten Filialleiter, dass sie gerne mehr Verantwortung übernehmen würden. Dies kann dazu führen, dass eigentlich engagierte Mitarbeiter aufgrund mangelnder Aufgabenvielfalt an Motivation verlieren. Aber auch Chefs sprechen davon, dass sie sich mehr Engagement von ihren Filialleitern erwarten. Sind die Kompetenzen klar definiert, können falsche Erwartungen auf beiden Seiten von vornherein vermieden werden.