Was ist ein Dokumenten-Management-System und welche verschiedenen Lösungen gibt es?

Statt per Post oder in Briefform kommen Rechnungen heute immer öfter via E-Mail oder per digitalem Download. Das sorgt für schrumpfende Papierberge, für weniger Ablage-Ordner und ermög­licht durch elektronische Archivierung ein deutlich schnelleres Auffinden. Doch so schön die Digitalisierung auch ist, sie bringt auch einige rechtliche Tücken mit sich. Für später stattfindende Betriebsprüfungen müssen elektronische Dokumente revisions­sicher abgelegt werden. Aber wie löst man dieses Problem genau? Was gibt es alles zu beachten und wie sieht ein Dokumenten-Management-System aus, das steuerrechtlichen Anforderungen genügt?

Bevor wir zu den unterschiedlichen Dokumenten-Management-Systemen kommen, erläutern wir zuerst die steuerrechtliche Situation. Originär elektronische Daten müssen nach den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeich­nungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie des Datenzugriffs (GoBD) digital für zehn Jahre aufbewahrt werden. Eingehende elektronische Geschäftsbriefe oder Buchungs­belege müssen nach GoBD-Vorgaben in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden. Was bedeutet das für die Praxis? Wenn Sie zum Beispiel eine Rechnung als Anhang an eine E-Mail erhalten haben, reicht es nicht aus, diese in einer Ordnerstruktur auf Ihrem PC beziehungsweise Mailserver zu speichern oder sie auszudrucken und in einem Ordner abzuheften. Die Rechnungen müssen in der Form archiviert werden, in der sie empfangen wurden – in diesem Fall digital sowie unveränderbar.

Zudem werden an die digitale Archivierung von den Finanzbehörden bestimmte Anforde­rungen gestellt. Die Archivierung muss revisionssicher geschehen, das heißt, dass die rechtlichen Anforderungen in Bezug auf Ordnungsmäßigkeit, Vollständigkeit, Sicherheit, Verfügbarkeit, Nachvollziehbarkeit, Unveränderlichkeit und Zugriffsschutz erfüllt sind. In der Anwendung bedeutet das, dass die Original-Datei zwischenzeitlich nicht verändert wurde und dies auch durch das Speichermedium nachgewiesen werden kann. Um diese Anforderungen zu erfüllen, bedarf es eines revisionssicheren Archivierungssystems wie eines DMS.

Ein Dokumenten-Management-System bezeichnet ganz allgemein die datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente. So können Sie mit Hilfe eines solchen Systems Schriftstücke in Papier digitalisieren sowie E-Mails, E-Rechnungen oder Objekte mit Audio‑/Video-Inhalten digital und vor allem revisionssicher ablegen.

Papierdokumente können mittels eines Scanners, per Kamera oder per App digitalisiert in einem DMS abgelegt werden. Bei E-Mail-Anhängen ist es noch einfacher. Sie können meist durch ein einfaches drag-and-drop im Dokumenten-Management-System archiviert werden. Gleiches gilt für E-Rechnungen, die aus Portalen herunter­geladen werden. Die digitalisierten Dokumente werden anschließend mit Hilfe einer IT-Lösung einsehbar und nutzbar gemacht.

Je nach Anbieter und Umfang des DMS können darüber hinaus nicht nur steuerlich relevante Dokumente abgelegt werden, sondern noch deutlich mehr. Denn in Apotheken gibt es zahlreiche weitere Textdateien, die dort einen Platz finden können: Dazu zählen unter anderem die Apothekenbetriebsordnung, aber auch das Arzneimittel-, Transfusions- oder Betäubungsmittelgesetz. Zudem können Apothekenprozesse sowie diverse Workflows (definierte Abfolgen von Aktivitäten) in einem Dokumenten-Management-System dargestellt werden. Neben den prozessbezogenen Vorteilen durch Etablierung von Workflows kommt man auch zu nach­haltig weniger Papierverbrauch. Besteht der Wunsch nach einem papierlosen Büro, sind, nach Er­stellung einer notwendigen Verfahrensdokumen­tation sowie der Etablierung von Workflows, die Belege vernichtbar.

Wobei die Möglichkeiten natürlich vom Umfang der jeweiligen DMS-Lösung, für die Sie sich entscheiden, abhängig sind. So können Sie ganz individuell für Ihre Apotheke aussuchen, was Sie benötigen und welche Funktion in Ihren Augen eventuell überflüssig ist.

Der Nutzen eines DMS ermittelt sich aus den Zielen, die man sich im Auswahlprozess gesetzt hat. Möchte man nur die elektronischen Belege GoBD-konform archivieren, so ist der Nutzen bei einer Steuerprüfung hoch, aber für die Prozessoptimierung und die Minimierung des Papierverbrauchs eher gering.

Allerdings wird die Prozessoptimierung für viele Apotheken immer wichtiger. Aufgrund des Fachkräftemangels muss die Arbeitszeit auf wesentliche pharmazeutische Arbeiten kon­zentriert werden; zeitfressende Randarbeiten belasten nur und können durch ein DMS anders organisiert werden. In vielen Apotheken werden dazu Workflows definiert: Nutzen­brin­ge­nde Beispiele sind die Digitalisierung der Eingangspost inklusive Fax, der Herstel­lungsprotokolle, der Signatur von Personalangelegenheiten, des Rechnungseingangs sowie der Rechnungskontrolle bis zur Bezahlung. Bei Workflows muss eine durchgängig digitale Bearbeitungs­kette möglich sein, damit Zeit- sowie Kostenersparnisse ermöglicht werden.

Bei der DMS-Auswahl sollte man immer im Blick behalten, dass solch ein System zudem noch mehr kann, als nur Belege ablegen. Bei richtiger Ablage der Dokumente wird das Suchen und Finden deutlich vereinfacht; erst recht, wenn man Dokumente über eine OCR-Erkennung (optische Zeichenerkennung) verschlagwortet hat. Auch die Entwicklung einer sinnvollen Ablagestruktur und eines Zugriffskon­zeptes gehört dazu sowie der mögliche Belegtransfer zum Steuerbüro.

Bevor Sie sich ein DMS anschaffen, sollten Sie eine Grundsatzentscheidung treffen: Cloud oder Server? Generell hat man die Wahl zwischen einem servergebundenen System (gegebenenfalls ist neue Hardware nötig) oder einer Cloudlösung (in einem deutschen Rechenzentrum oder im EU-Raum), wo ortsunabhängig ein Zugriff und unkomplizierte Weiterleitungen von Dokumenten möglich werden. Meist können bei der Cloudlösung mehrere Personen gleichzeitig zugreifen, um Dokumente schnell aufzufinden. Wer diesen Vorteil nutzen möchte, sollte dabei vorab individuelle Rechte definiert haben. Doch es gibt noch mehr Voraussetzungen, die Sie vorab für sich klären sollten.

Um die Suche im DMS zu vereinfachen, stehen in der Regel beliebige Felder für eine Verschlagwortung eines Dokuments zur Verfügung. Per Festlegung des OCR-Erkennungsbereichs lernen die Systeme auch das automa­tische Auslesen von Dokumenteninhalten (zum Beispiel von numerischen Werten wie Zahlbetrag, Kunden-/ Auftragsnummer oder des Firmen­namen) und deren Verschlag­wortung. Wichtig sind zum einen für die OCR-Erkennung ein gutes Schriftbild und eine Auflösung von mindestens 200 dpi des gescannten Dokuments sowie zum anderen auch der Datei­name des zu speichernden Dokuments, die Größe oder gegebenenfalls das Änderungs­datum.

Viele Apotheken wünschen auch die digitale Übermittlung dieser Daten an den Steuerberater per Belegtransfer, die viele Systeme mit integrierten Schnittstellen schon ermöglichen.

Doch nicht nur die oben genannten Voraussetzungen sollten vorab geklärt sein, sondern auch, welcher Umfang von Arbeitszeit zur Verfügung steht: Denn in der Entscheidungs- und Einführungsphase fällt ein hoher Zeitbedarf an. Erst ein halbes Jahr nach der Einführung gibt es erstmals einen geringeren zeitlichen Aufwand. Entscheidend für den erfolgreichen Einsatzbeginn eines DMS ist zudem die Umsetzung durch die Mitarbeiter. Deshalb sollten die Angestellten unbedingt zur Mitarbeit motiviert werden.

Aber es muss auch bedacht werden, dass die Einführung Geld kostet. Es fallen unter anderem Beträge für folgende Posten an:

• Installationskosten für eine Lizenz und gegebenenfalls Beratungen zur Einrichtung des DMS
• Monatliche Gebühren für die Cloud, den Service, die Arbeitszeit und so weiter
• Weitere Beratungsleistungen: Beispielsweise für das Verfassen einer Verfahrensdokumentation, für nachträgliche Erweiterungen der Workflows et cetera.

Weiterhin ist die Bindungswir­kung an den gewählten DMS-Anbieter zu beachten. Denn wird ersetzend gescannt, also papierlos gearbeitet, müssen die Daten mindestens zehn Jahre digital und revisionssicher vorge­halten werden. Gleichfalls sollte man auch vorab erfragen, ob und wie einfach die Belege aus dem System zu einem anderen transferiert werden können, falls man zukünftig seinen DMS-Anbieter wechseln möchte.

Später muss man sich auch Gedanken über ein Löschkonzept machen, denn über Jahre sammeln sich viele Dokumente an und brauchen Speicherplatz. Nach spätestens zwölf Jahren werden die meisten Belege nicht mehr benötigt. Dies ist nicht nötig, wenn in einem DMS schon vorab ein Löschdatum definiert werden kann.

Grundsätzlich sollten Sie sichvor der Entscheidung für ein System oder einen Anbieter mit folgenden Fragen beschäftigen:

• Was soll das DM-System leisten? Was ist gut und sicher? Welche Technik muss ich vorhalten beziehungsweise welche Hardware benötige ich neu?
• Brauche ich nur ein Archiv für digitalisierte Dokumente oder besser ein Nachschlagewerk?
• Welche Workflows will ich optimieren?
• Wo bekomme ich Beratung dazu?
• Muss die bestehende Struktur verbessert werden?
• Wie binde ich die Mitarbeiter ein; sind diese offen für neue Wege?
• Wie schule ich alle, um keine falschen Standards zu etablieren?
• Wie definiere ich Verantwortlichkeiten? Kann ich Paten ausbilden?
• Wer bekommt welche Berechtigungen?
• Was muss ich beim Datenschutz/-sicherheit beachten?
• Wer kümmert sich um die Überarbeitung der Prozesse?

Anhand der Fragen kann man einen eigenen Anforderungskatalog an einen DMS-Anbieter definieren. Mög­liche Anbieter kann man grundsätzlich in drei Kategorien einordnen:

1. Hat mein Warenwirtschaftsanbieter ein Angebot verfügbar: Hier kommen derzeit Pharma­technik, CGM Lauer und Awinta in Frage. Pluspunkt bei diesen Systemen ist die Integration des DMS in die bestehende Warenwirtschaft, was die Workflows begünstigt.
2. Gibt es sonst noch apothekenspezifische Anbieter, die vorgefertigte Ansätze bieten: Hier kann man Firmen wie BitmaSolutions, ApoTune oder Amagno nennen. Teils gibt es hier auch Schnittstellen zur Warenwirtschaft oder die Anbindung an weitere Apothekenprozesse.
3. Gibt es sonst noch etablierte Anbieter, die eine einfache, gegebenenfalls kostengünstige Lösung anbieten? Aus Apothekerkreisen werden dazu immer wieder Softwarelösungen wie etwa DocBox, EcoDMS, Docuware, ELOoffice genannt, die mehrheitlich Cloudlösungen einsetzen.
   Die Net Con Ausgabeservice GmbH hat für die Treuhand Hannover »Smart DMS« eine auf ELOoffice basierende Lösung entwickelt, die zum einen schon eine apothekenspezifische Ordnerstruktur und zum anderen eine Transferanbindung (übers Internet) für Belege zur Treuhand Hannover gewährt.

Egal für welche Kategorie Sie sich schlussendlich entscheiden, die Kosten sollten bei allen Optionen im Blick gehalten werden, da diese sich über Jahre und entsprechend dem steigenden Speicherbedarf bei einer Web-Cloud weiter erhöhen werden.

Haben Sie weitere Fragen oder Interesse an einer tiefergehenden Beratung: Sprechen Sie gerne Ihren persönlichen Berater oder direkt unseren DMS-Berater Christian Meyer in Hannover an.